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迎賓需要注意的禮儀 - 文明出國(2)


　　第四，需要擬定接待計(jì)劃。在接待外國來賓這前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真草擬一份周詳?shù)慕哟?jì)劃，以便使接待工作減少周折，可以更好地按部就班地進(jìn)行。在擬定之前，要充分了解來訪者有無特殊的要求。本互助互利、交往對等的原則，在力所能及的情況之下，應(yīng)當(dāng)盡可能地滿足來訪者一切正當(dāng)合理的要求，并將其列入接待計(jì)劃之中。在一般情況下，一份外事接待活動(dòng)的計(jì)劃，就是指南和行動(dòng)綱領(lǐng)。這體上包括膳宿安排、交通工具、會見會談，參觀訪問，文娛活動(dòng)，異地瀏覽，新聞報(bào)道、記者招待會、安全保衛(wèi)、突發(fā)事件、禮品準(zhǔn)備、人員配備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等基本內(nèi)容。正式的接待計(jì)劃一擬定，應(yīng)盡快報(bào)請上級主管部門批準(zhǔn)。此后，應(yīng)立即報(bào)送與接待工作有關(guān)的外事、公安、安全、新聞、接待等具體工作部門。在必要時(shí)，還須告之我駐外機(jī)構(gòu)。與此同時(shí)，亦應(yīng)將我方接待計(jì)劃主要內(nèi)容通報(bào)給外方，并聽取建議、意見或要求。
　　第五， 需要掌握人員狀況。詳而 論之，接待方必須盡可能地對其中主要人物的基本情況有所了解。對于對方的姓名、性別、年齡、婚否、籍貫、民族、宗教信仰、政治傾向、所屬黨派、職務(wù)級別、學(xué)歷學(xué)問、業(yè)務(wù)能力、專長愛好、主要禁忌等。若來訪者以前曾經(jīng)來華進(jìn)行過訪問，則最好對當(dāng)時(shí)我方的接待規(guī)格、接待方案進(jìn)行必要的借鑒。另一方面，則應(yīng)當(dāng)對我方負(fù)責(zé)接待工作的人員進(jìn)行精心的選擇。在準(zhǔn)備接待工作時(shí)，必須確定專門負(fù)責(zé)此事的工作人員。如有必要，還須組成專門的接待班子，專司此事，專負(fù)其責(zé)。在挑選接待人員時(shí)，尤其是那些直接面對外國來訪者的迎送人員、翻譯人員、陪同人員、安全保衛(wèi)人員以及司機(jī)時(shí)，要優(yōu)中選優(yōu)，切勿濫竽充數(shù)。除了儀表堂堂、身體健康、政治可靠、業(yè)務(wù)上乘之外，還應(yīng)將反應(yīng)敏捷、善于交際、責(zé)任心強(qiáng)列入用人的基本條件之。
　　接待人員一經(jīng)確定后，要進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并要對其進(jìn)行必要的外事紀(jì)律和國際禮俗等方面的教育。迎接外國來賓之時(shí)的禮儀操作，通常會涉及到以下三個(gè)主要方面。
　　其一，是舉行歡迎儀式。
　　其二，是舉辦專門宴會。
　　其三，是認(rèn)真話別送行。
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